Zukunftssichere digitale Kooperationsplattform für KMU

Problemstellung

Das Projekt „Zukunftssichere digitale Kooperationsplattform für KMU“ sollte dem Aufbau einer Kommunikationsplattform für firmeninterne und firmenübergreifende Kommunikation dienen. Die schnelle Vernetzung, der Kontakt, Informations- und Wissensaustausch und auch die Datenübertragung unter Kollegen an unterschiedlichen Standorten wird immer wichtiger und in Zukunft weiter an Bedeutung gewinnen. Wichtig sind dabei vor allem die schnelle und einfache Kommunikation unter Benutzung einer Plattform und die Sicherheit der Daten.

Zielsetzung

Als Anwendungsbeispiel wurde das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Ilmenau gewählt, mit dem die Möglichkeiten der Kommunikation zwischen den Projektpartnern, den fünf Modellfabriken und der Geschäftsstelle, sowie in den verschiedenen Umsetzungsprojekten erprobt wurde. Elemente der Kommunikation sind u.a. Videokonferenzen, E-Mail-Verkehr, persönlicher und Gruppen-Chat, persönliche und gemeinsame Kalender, gemeinsame Datenablage, gemeinsame Arbeit an Dokumenten, ein Informations- und Wissensmanagement sowie geschlossene Projekträume.

Projektbeschreibung

Zunächst erfolgten im ersten Projektjahr eine Situationsanalyse und die Erfassung der Anforderungen an eine Kommunikations- und Datenaustauschplattform aus Sicht der jeweiligen Partner. Ausgehend von den Anforderungen und dem daraus abgeleiteten Konzept wurden verschiedene Plattformen verglichen. Am Ende des Auswahlprozesses stellte sich das Toolpaket Microsoft Office 365 als diejenige Plattform heraus, die die Anforderungen der Modellfabriken des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Ilmenau am besten erfüllt. Für eine effektive Arbeit mit der Plattform wurden Arbeitsbereiche im zentralen Kommunikationstool „Teams“ geschaffen und strukturiert, die einerseits für alle Modellfabriken offen sind, während andererseits umsetzungsprojektbezogene, geschlossene Projekträume geschaffen wurden, auf die nur die am jeweiligen Projekt beteiligten Partner Zugriff haben. Zur Reduzierung des E-Mail-Verkehrs werden die Einzel- und Gruppen-Chats genutzt. Die wöchentlichen Videokonferenzen zur Abstimmung der Aktivitäten des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Ilmenau und zum Projektmanagement erfolgen mittels Skype for Business.

Um die Arbeit der Arbeits- bzw. Projektgruppen zu erleichtern, wurde ein sogenannter Kollaboration-Hub installiert. Dieser intelligente Monitor mit integrierten Kameras ermöglicht es, Videokonferenzen in größere Gruppen durchzuführen, gemeinsam an Office-365-Dokumenten zu arbeiten und moderne Kreativitätstechniken standortübergreifen anzuwenden. Der Kollaboration-Hub und die Office-365-Lösung des Kompetenzzentrums werden als Beispiellösungen in Stammtischen zum Thema „Arbeit 4.0“ demonstriert und angewendet.