Vernetzung über Organisationsgrenzen hinweg

Quelle: © Pete Linforth - Pixabay.comProblemstellung

Die Berghoff Systeme GmbH in Königsee entwickelt ERP-Lösungen, mit deren Hilfe Unternehmen mit hoher Prozessdynamik automatisiert auf neue Rahmenbedingungen ihres Umfeldes reagieren können. Der IT-Dienstleister agiert innerhalb eines mehrstufigen Forschungsprojekts in verschiedenen Konsortien, teilweise als Konsortialführer. Das Netzwerk bestand bei Aufnahme des Projektes aus zwei Hochschulen, 15 kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), fünf Konzernen und zahlreichen Multiplikatoren. Berghoff Systeme GmbH wünschte sich eine effektivere Außendarstellung seiner Aktivitäten im Bereich FuE (Forschung und Entwicklung).

Zielsetzung

Grundlage hierfür ist zunächst die informative und kommunikative Einbindung der Projektpartner in die Kommunikationsprozesse der Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten. Hierzu bedarf es der Vernetzung der beteiligten Akteure über Organisationsgrenzen hinweg.

Im nächsten Schritt werden die Kommunikationsprozesse systematisiert, um intern auf zentrale, einheitliche Informationen zurückgreifen und extern gemeinsam bestehende Kanäle und Netzwerke nutzen zu können.

Projektbeschreibung

Eine erste Analyse zur strukturellen und prozessualen Bedarfsermittlung ermittelte die zur Verfügung stehenden sowie zusätzlich notwendigen Ressourcen, Akteure und Schnittstellen. Im Rahmen der Bestandsanalyse wurde damit begonnen, die für die Projektkommunikation relevanten Akteure und deren routinierte Informations- und Austauschprozesse zu identifizieren.

Der Bedarf der Bezugsgruppen mit ihren bislang formellen wie auch gewachsenen informellen Austauschprozessen wurde anhand benötigter Funktionen und Prozesse im Rahmen einer virtuellen Office-365-Arbeitsumgebung definiert. Im Rahmen der Umsetzung fand erstmals ein übergreifender Austausch, über die verschiedenen Konsortien hinweg, statt. Aus den gewonnenen Erkenntnissen wurde ein Konzept zur digitalen Transformation dieser Strukturen und Prozesse abgeleitet, realisiert sowie ein über die Kommunikation zur laufenden Forschung hinaus gehendes, organisationsübergreifendes Informationssystem eingerichtet. Es soll zukünftig allen Projektbeteiligten den Zugriff auf zentrale, zur externen FuE-Kommunikation relevanten Informationen und Vorlagen ermöglichen.

Mehrwert für KMU

• Einrichtung technischer Strukturen und Prozesse zur Vernetzung der Projektbeteiligten innerhalb der Forschungskonsortien
• Fachlicher Austausch und Datenbereitstellung mithilfe cloudbasierter Anwendungen und Kanäle im Forschungsprozess
• Rückkopplungen erfolgen wechselseitig und transparent, Erkenntnisse und Ergebnisse sind sichtbar für andere Projektbeteiligte
• Externe Informations- und Kommunikati-onsprozesse erfolgen abgestimmt und vernetzt
• Organisationsinterne und externe Bezugs-gruppen werden regelmäßig mit Informa-tionen versorgt