Unternehmen sind mit der steigenden Informationsflut gefordert, ihre Prozesse effizient zu gestalten. So genannte Dokumentenmanagementsysteme (ECM) helfen, komplexe Unternehmensabläufe schlank und nachverfolgbar zu gestalten. Jedoch stellt die Auswahl und Einführung einer entsprechenden Lösung oft eine Herausforderung dar. Ziel der Veranstaltung war es daher, interessierte Unternehmen mit Anwendern zusammenzubringen. Darüber hinaus sollte ihnen die Gelegenheit geboten werden, von den Erfahrungen bei der Auswahl, Einführung und Nutzung eines Dokumentenmanagement-Systems zu lernen.
Die Veranstaltung fand nicht wie gewohnt in einer der Modellfabriken statt, sondern bei der ASI Anlagen, Service, Instandhaltung GmbH, einem mittelständischen Dienstleister für gebäudenahe handwerklich Dienstleistungen.
Zu Beginn der Veranstaltung stellte Benjamin Hofmann von der Modellfabrik Prozessdaten das Angebot des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Ilmenau vor. Herr Sven Lindner, kaufmännischer Leiter der ASI, referierte sowohl über die Motivation als auch über die Vorteile, die die Nutzung eines Dokumentenmanagement-Systems bieten. Zudem beschrieb er die Herausforderungen, die bei der Einführung und Nutzung der Lösung entstehen. Die Teilnehmer stellten im Anschluss viele interessierte Fragen. Anschließend stellte die Nexory GmbH, ein Software-Anbieter aus Gera in einer Live-Demo die Funktionalitäten und Vorteile, des bei der ASI eingeführten Dokumentenmanagement-Systems ELO vor. Auch zu diesem Thema haben sich viele Fragen ergeben, insbesondere zu den organisatorischen Rahmenbedingungen bei der Nutzung einer entsprechenden Lösung, z.B. zu den Gestaltungsmöglichkeiten automatisierter Workflows oder zum Umgang mit Zugriffsrechten und Suchmechanismen.
