Digitalisierung von Geschäftsprozessen – Das digitale Büro

Quelle: © Mittelstand-Digital Zentrum IlmenauDie Unternehmen werden mit steigender Informationsflut und zunehmenden Kommunikationsanforderungen immer stärker gefordert. Nur durch eine zeit- und kosteneffektive Organisation ihrer Prozesse ist es möglich den Herausforderungen auch gerecht werden zu können. Die Digitalisierung bietet den Unternehmen hierbei die Chancen und Möglichkeiten, sich für die Zukunft gut aufzustellen. In diesem Blogbeitrag unternimmt die Modellfabrik Prozessdaten, basierend auf ihren Erfahrungen, eine Einordnung verschiedener Konzepte vor und zeigt Herausforderungen bei der Einführung von digitalen Werkzeugen für Unternehmens- und Geschäftsprozesse auf.

Durch die Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Unternehmen selber und auch in der unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit können wichtige Ressourcen, Zeit und Geld gespart werden. Auch wenn am Anfang erst einmal Investitionen notwendig sind, werden sich diese für die geschäftliche Tätigkeiten durch die digitale Transformation auszahlen.

Herausforderungen

Bei der Implementierung neuer digitaler Systeme stehen Unternehmen häufig vor großen Herausforderungen. So können sich IT-Unternehmen mitunter nicht voll entwickeln, weil Fachkräfte oder belastbare IT-Infrastrukturen fehlen. Häufig laufen gravierende Umstellungen sehr langsam ab und benötigen umfangreiche fachkundige Unterstützung. Veränderungen in der Digitalisierung verlangen nach klaren Führungsstrukturen und ausgebildeten Mitarbeitern. So gilt es, die Digitalisierung zur Chefsache zu erklären, da IT-Abteilungen zukünftig eine wachsende Bedeutung für Unternehmen haben werden.

Bedingung für die Einführung digitaler Systeme in Unternehmens- und Geschäftsprozessen ist darüber hinaus, dass neben einer hohen allgemeinen Verfügbarkeit von Daten eine Verbesserung und Beschleunigung der Geschäftsprozesse erzielt wird. Es müssen Datenschutzrichtlinien eingehalten werden und häufig Verknüpfungen zu vorhandenen datenführenden Systemen sowie zu weiteren Stellen und externen Portalen gewährleistet werden.

 CRM Systeme

Zahlreiche Unternehmen nutzen sogenannte Customer-Relationship-Management-Systeme, kurz CRM Systeme, oder beschäftigen sich mit der Einführung eines solchen Systems. Diese CRM-Systeme bieten den Vorteil, verschiedenste Daten in Unternehmens- und Geschäftsprozessen zentral zu erfassen und so Informationsredundanzen im Unternehmen, insbesondere bei der nicht strukturierten Erfassung von Daten, wie bspw.

• Mail & sonstige Korrespondenzen
• Termine
• Kundenakten
• Mitarbeiterakten
• Projektinformationen/-dokumentationen
• Reklamationen
• Entscheidungen & Erfahrungen,

zu vermeiden bzw. Geschäftsprozesse transparent zu strukturieren und so zu beschleunigen. Eine besondere Rolle kommt CRM-Systemen bei strukturiert erfassbaren Daten wie Adressen, Verträgen, Rechnungen, Mahnungen und Finanzdaten zu. Ein CRM System ist hier als integriertes Konzept, als Schnittstelle zwischen Kontaktmanagement, Angebots-, Auftrags- und Verkaufswesen, Marketing, Projektmanagement bis hin zum Personalwesen zu verstehen. Neben klassischen Funktionen und Werkzeugen, wie etwa Kommunikationstools, Web-Browser und Stammdatenbanken stehen u.a. auch Werkzeuge des internen und unternehmensübergreifenden Projektmanagements zur Verfügung. Die mobile Kompatibilität dieser Anwendungen für Smartphones bzw. Tablets wird durch entsprechende Applikationen ermöglicht.

DMS-Systeme

Ergänzt werden CRM-Systeme häufig durch sogenannte Digitale Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS. Diese spielen Ihre Stärke insbesondere beim Abbilden von Workflows, angefangen bei der Angebotserstellung, über die Auftragsabwicklung bis hin zum Service, Marketing und Vertragswesen aus und sind leistungsstarke Softwarelösungen im Bereich des Projektmanagements. DMS-Systeme bilden die Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft, Ressourcenplanung, Produktion und Finanzen. In Verbindung mit CRM-Systemen zur Kundenpflege sind DMS-Systeme ein zentrales Element der Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

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Einführung von CRM- und DMS-Systemen

Der Einführung eines CRM- bzw. DMS-Systems geht eine Planungs- und Konzeptphase voraus, in welcher das Konfigurationskonzept des vorhandenen IT-Systems definiert und der Übergang zu elektronischen Verwaltungsarbeit geplant wird. Hierbei muss ein technisches Infrastruktur- sowie Betriebskonzept erstellt werden. Als hilfreich hat es sich erwiesen, eine Testplanung und ein Testkonzept zu erstellen, um etwaige Schwachstellen des Systems im konkreten Unternehmenskontext frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Nach Abschluss der Konzeptionierung und Pilotierung ist ein Rollout für das Unternehmen zu planen, gepaart mit entsprechender Schulung und Qualifikation der Mitarbeiter. Grundsätzlich ist im Vorfeld der Einführung eines CRM- und DMS-Systems zu berücksichtigen, dass es sich hierbei um eine grundlegende Veränderung der Abbildung von Geschäftsprozessen im Unternehmen handelt, welche entsprechend gemanagt werden muss. Dies bedeutet, dass die organisatorischen Regelungen für die Umsetzung der elektronischen Verwaltungsarbeit geprüft und ggf. modifiziert werden müssen.

All diese Prozesse bei der Einführung eines CRM- und eines DMS-Systems im Blick zu behalten und adäquat Antworten auf die verschiedensten Fragen des Datenmanagements zu erarbeiten, stellt Unternehmen, insbesondere begleitend zum Tagesgeschäft, vor große Herausforderungen. Hier bieten zahlreiche IT-Dienstleister Unterstützung und Hilfe an, so dass prozessbegleitend von der Konzeptionierung bis zur realen Umsetzung im Unternehmen, kompetente Unterstützung möglich ist. Darüber hinaus finden Sie in der Modellfabrik Prozessdaten des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Ilmenau Experten auf diesem Gebiet, die Ihnen in praktischen Vorführungen und Livedemos, sowie in Fachworkshops und Informationsgesprächen bei Fragen gerne weiterhelfen.

Fazit

CRM- und DMS-Systeme bieten zahlreiche Vorteile für Geschäftsprozesse in Unternehmen. Insbesondere kleine Unternehmen stehen jedoch, bei meist stark begrenzten Mitteln der IT-Infrastruktur sowie des Personals, vor großen Herausforderungen bei der Einführung solcher Systeme. Hier können externe Partner unterstützen bzw. sich gerne auch vorab in der Modellfabrik Prozessdaten die konkreten Vorteile und den Nutzen sowie auch Herausforderungen und möglichen Risiken für das eigene Unternehmen anhand von Live-Demos angeschaut werden. Kommen Sie auf uns zu!

 

Ansprechpartner:
Benjamin Hofmann
Modellfabrik Prozessdaten
Telefon: 03683/6900-16
E-Mail: hofmann@kompetenzzentrum-ilmenau.de