Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung

Ab 1. Januar 2025 wird es für Unternehmen in Deutschland im Rechnungsaustausch mit anderen Unternehmen (B2B) verpflichtend, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu verwenden. Rechnungen müssen dann in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. D.h. eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie PDF – in einem maschinenlesbaren Datensatz dar und ermöglicht damit eine medienbruchfreie Rechnungsverarbeitung. Andere Formate wie PDF oder Papier sind nicht mehr erlaubt. Doch es gibt Übergangsregelungen bis 31.12.2027, um den Wechsel zu erleichtern.

Ein Blick auf diese Änderungen und was sie für Unternehmen konkret bedeuten, ermöglichte am 24. September 2024 ein gemeinsames Online-Seminar unserer Modellfabrik Virtualisierung, des Mittelstand-Digital Zentrums Handel und des ThEx Wirtschaft 4.0. Nach einer kurzen Einführung zu den gesetzlichen Grundlagen, Normen und Formaten, erläuterte Holger Seidenschwarz vom Zentrum Handel den 65 Teilnehmenden den „Fahrplan“ zur Einführung der E-Rechnung unter Berücksichtigung der Übergangsregelungen.

Zunächst: Ab 1.1.2025 müssen Unternehmen im B2B-Rechnungsaustausch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zum Beispiel als E-Mail. Die meisten Buchführungssysteme bieten inzwischen die Möglichkeit, E-Rechnungen einzulesen bzw. zu verarbeiten. Sofern Unternehmen keine entsprechende Software nutzen, bieten zum Beispiel frei verfügbare, webbasierte Tools („Viewer“) eine Alternative, um eine empfangene E-Rechnung in eine für den Menschen lesbare Form umzuwandeln. Für Unternehmen, die im Zuge der E-Rechnungs-Pflicht die Anschaffung einer Buchhaltungs-Software planen, bieten wir am 5. November 2024 einen Online-Workshop „Prozesse neu denken und gestalten – Erfolgreicher Übergang zur E-Rechnung“ an (Anmeldung über die Website des Mittelstand-Digital Zentrums Lingen.Münster.Osnabrück.)

Der Versand von Rechnungen in Papierform ist noch bis 31.12.2026 möglich, allerdings muss der Empfänger dem zustimmen. Ab 2027 bzw. 2028 – je nach Unternehmensumsatz – wird dann auch der Versand zur Pflicht. Ausnahmen gelten zum Beispiel für Kleinbetragsrechnungen (unter 250 Euro). Hier ist die E-Rechnung nicht verpflichtend, eine Übermittlung in Papierform bleibt zulässig. Ebenfalls sind Rechnungen an Endverbraucher (B2C) nicht von der Verpflichtung betroffen. Für den Versand bedarf es weiterhin der Zustimmung.

Ausführliche Informationen rund um das Thema „E-Rechnung“ finden Sie zum Beispiel in einem Leitfaden der IHK Rhein-Neckar und auf den Webseiten des Bundesministeriums des Inneren und für Heimat.