Erstellen eines Digitalisierungskonzepts für die Beantragung von Fördermitteln

Für die Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben können kleine und mittlere Unternehmen verschiedene Fördermöglichkeiten nutzen. Das Mittelstand-Digital-Zentrum Berlin hat dazu eine Übersicht erstellt, die Programme des Bundes und der Länder auflistet, mit jeweils einer kurzen Beschreibung und einem Link zu weiterführenden Informationen.

Viele dieser Programme unterstützen konkrete Investitionen in Digitalisierungsmaßnahmen, d.h. sie bieten Zuschüsse für Ausgaben in Hard- und Software, Dienstleistungen wie die individuelle Anpassung und Integration dieser Systeme, die Übernahme von Daten aus Altsystemen sowie die Schulung der Mitarbeitenden. Die Programme unterscheiden sich beispielsweise hinsichtlich der Förderhöhen und -quoten und nach Art und Umfang der einzureichenden Unterlagen. Immer ist jedoch ein Digitalisierungskonzept einzureichen, das den geplanten Digitalisierungsfortschritt beschreibt. Dazu müssen folgende Punkte erläutert werden:

• als Ausgangspunkt der IST-Zustand im Unternehmen,
• die geplante Investition, untersetzt mit Preisen und ggf. konkreten Angeboten,
• der SOLL-Zustand und
• die nachhaltige Wirkung der Digitalisierungsmaßnahmen.

Zwar stellen die Fördermittelgeber selbst oder die mit der Vergabe der Fördermittel beauftragten Institutionen (z.B. die Landesbanken) Hinweise und Ausfüllhilfen zur Verfügung, dennoch sind insbesondere kleine und mittlere Unternehmen, die bisher keine oder nur selten Fördermittel beantragt haben, unsicher bei der Erstellung eines Digitalisierungskonzepts. Wir haben daher einige Tipps zusammen getragen zu den am häufigsten gestellten Fragen.

Welchen Umfang sollte die Beschreibung der einzelnen Abschnitte haben?

Dazu gibt es in der Regel keine Vorschriften. Allerdings ist die Textlänge meist begrenzt, wenn Informationen direkt online, über ein Portal oder in PDF-Formularen eingetragen werden müssen. Ein guter Richtwert ist eine A4-Seite pro Abschnitt in gängiger Schriftgröße (z.B. Arial 11) mit einfachem Zeilenabstand.

Achten Sie darauf, dass der Text gut strukturiert ist. Nutzen Sie Aufzählungen. Sie verbessern die Lesbarkeit und lassen sich leicht formulieren. Zur Beschreibung von Abläufen eignen sich einfache Grafiken, die man zum Beispiel mit Textfeldern und Pfeilen in einem Textprogramm wie MS Word erstellen kann. So lassen sich Unterschiede bzw. der Digitalisierungsfortschritt vom IST- zum SOLL-Zustand einfach darstellen. Die aktuelle Situation, die mit dem Digitalisierungsvorhaben verbessert werden soll, kann auch mit Hilfe von Fotos dokumentiert werden.

Quelle: © Todor - MotionArray

Welche Angaben sind zur Beschreibung des IST- und SOLL-Zustands erforderlich?

Entscheidend ist hier, welche Unternehmensbereiche die Digitalisierungsmaßnahmen betreffen und was inhaltlich geplant ist. Diese Frage lässt sich gut anhand eines Beispiels beantworten: die  Einführung oder Erweiterung eines ERP-Systems. Dazu sollten die betrieblichen Abläufe mit folgenden Informationen beschrieben werden:

• Wie werden die Aufträge erfasst: telefonisch, per E-Mail, in Papierform etc.?
• Wie erfolgt die Weiterverarbeitung bzw. Auftragsabwicklung? Welche Systeme werden dafür genutzt? Wie werden Belege archiviert? Wie erfolgt die Übernahme in andere Systeme etc.?
• Wie ist das Rechnungswesen organisiert?
• Wie erfolgt die innerbetriebliche Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen? Wie werden Dokumente übergeben bzw. wie ist der Zugang für die Beteiligten geregelt?
• Welche Kanäle werden für die Kommunikation und den Austausch von Informationen bzw. Dokumenten mit Lieferanten und Kunden genutzt?

Schließlich müssen die Probleme benannt werden, die aus dieser Arbeitsweise und technischen Ausstattung resultieren und mit der geplanten Investition behoben werden sollen. Typische Beispiele sind hier:

• Fehleranfälligkeit durch manuelle, doppelte Erfassung von Daten,
• aufwändige Suchvorgänge,
• keine unmittelbaren Informationen für die Beantwortung von Kundenanfragen,
  z.B. zu Bearbeitungs- und Lieferzeiten,
• eingeschränkte Möglichkeiten zur Auswertung und Analyse,
  z.B. zur Wirtschaftlichkeit von Produkten.

Aus dieser Beschreibung des IST-Zustands können anschließend die mit der Investition beabsichtigten Ziele und der SOLL-Zustand abgeleitet werden, z.B. Einsparungen von Zeit und Kosten, eine verbesserte Kundenkommunikation, die Erhöhung der Wirtschaftlichkeit etc. Hierbei sollten Sie konkret Bezug zu den Ausführungen im IST-Zustand nehmen.

Welche Inhalte werden zur „nachhaltigen Wirksamkeit der Digitalisierungsmaßnahmen“ erwartet?

Die Erläuterungen zum SOLL-Zustand sind Ausgangspunkt für die Ausführungen zur nachhaltigen Wirksamkeit der Investitionen. Hier gilt es die Frage zu beantworten, welche Effekte Sie sich langfristig von den Digitalisierungsmaßnahmen erhoffen. Bleiben wir beim ERP-Beispiel.  Eine effizientere Abwicklung der Geschäftsprozesse durch den Einsatz eines solchen Systems und ggf. die Vernetzung mit anderen Software-Lösungen im Unternehmen oder mit Lieferanten ermöglicht vielfältige Einsparungen und eröffnet neue Perspektiven. Wie wollen sie diese nutzen, um die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu stärken und langfristig zu sichern? Das ist in diesem Abschnitt darzustellen.

Wie beschreibt man die „geplante Investition“?

Um eine möglichst genaue Vorstellung über die erforderliche Investitionssumme zu erhalten, empfiehlt es sich, mehrere Angebote einzuholen und das favorisierte dem Förderantrag beizufügen, selbst wenn dies nicht zwingend erforderlich ist (bei einigen Programmen müssen die geplanten Investitionen mit Angeboten untersetzt werden, wenn die Kosten eine bestimmte Summe überschreiten).

Die Beschreibung der Investition listet die einzelnen Positionen an Hardware, Software, Dienstleistungen und Schulungsmaßnahmen auf und untersetzt diese mit Preisen. Hier eignet sich eine Tabelle. Die Übersicht sollte so aufbereitet sein, dass sich die Werte ergeben, die auch im Finanzierungsplan eingetragen sind (abhängig vom Förderprogramm). Üblich ist beispielsweise folgende Einteilung:

• Hardware
• Einmalige Lizenzkosten für Software
• Monatliche Lizenzkosten für Software
  (diese können meist nur für die Laufzeit des Projektes angesetzt werden)
• Dienstleistungen für Einrichtung, Konfiguration, Anpassungen, Schnittstellen etc.
• Einweisung / Schulung

Oft sind Angebote anders strukturiert, zum Beispiel werden Kosten für Dienstleistungen nicht als eine Gesamtsumme ausgewiesen, sondern jeweils bei den entsprechenden Hard- und Software-Positionen. Das Erstellen der Beschreibung der geplanten Investition bedeutet also meist ein Umordnen der Angaben aus den Angeboten. Insofern kann man sich Aufwand sparen, wenn die Angebote die vom Förderprogramm vorgegebene Struktur berücksichtigen.

Weiterhin sollten die Positionen einige Informationen enthalten, die sich auf den IST- und/oder SOLL-Zustand beziehen: Welches im IST-Zustand beschriebene Problem soll mit dieser Ausgabe behoben werden bzw. welcher SOLL-Zustand soll mit der Ausgabe erreicht werden?

Haben Sie weitere Fragen, dann nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf:

Constance Möhwald, moehwald@kompetenzzentrum-ilmenau.de oder 03641 / 205-128.