Prozessoptimierung und Erschließung neuer Märkte mit cloudbasiertem ERP-System

Quelle: © Mittelstand-Digital Zentrum Ilmenau

Problemstellung

Die Medium-Control-Systeme Franke & Hagenest GmbH in Altenburg ist spezialisiert auf die Herstellung, Vermarktung und den Service festinstallierter Gaswarnanlagen. Diese Geräte werden in verschiedenen Industrien und Anwendungen eingesetzt, zum Beispiel in Laboratorien, Gefahrstofflagern, Tiefgaragen, in der Prozessindustrie oder in Energieversorgungs- und Kälteanlagen. Die 11 Mitarbeitenden betreuen Kunden aus dem In- und Ausland.

Zu Projektbeginn erfolgte die Auftragsabwicklung weitgehend papierbasiert. Informationen und Daten wurden an vielen Stellen doppelt erfasst: eine fehleranfällige und damit sehr aufwändige Arbeitsweise, weil sie zusätzliche Kontrollen, Suchvorgänge und viele manuelle Tätigkeiten erforderte. „Unser Markt wächst, aber wir können dieses Potenzial nur erschließen, wenn wir unsere Prozesse und Arbeitsmethoden digital abbilden und unterstützten“, ist sich Geschäftsführer Gregor Büche sicher. Auch die Erwartungen der Kunden steigen: kurze Produktionszeiten, Liefertreue und individuelle Services im Bereich der Wartung sind wichtige Anforderungen, die langfristig nur zu erfüllen sind, wenn die Auftragsabwicklung effizienter wird.

So entschied sich das Unternehmen für die Einführung einer ERP-Lösung. Gregor Büche hatte dazu verschiedene Angebote eingeholt, stand aber vor der Herausforderung, ein passendes System auszuwählen. „Das ist eine sehr komplexe Aufgabe, weil man als Nicht-IT-Experte die Systeme anhand der verfügbaren Informationen nur schwer vergleichen kann.“ Hinzu kam die Erfahrung, „dass es bei solchen Projekten oft auf Feinheiten und die Kleinigkeiten ankommt.“

Gregor Büche suchte einen „neutralen Blick“ auf die für seine Auswahl entscheidenden Fragen. Welche Funktionalitäten benötigen wir? Wie lassen sich die für uns relevanten Informationen im System abbilden? Welche Schnittstellen sind erforderlich? Was ist bei Cloud-Lösungen zu beachten?

Zielsetzung

Im Rahmen eines gemeinsamen Mini-Projekts mit den Modellfabriken 3D-Druck und Prozessdaten und dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Magdeburg wurde diese Analyse begleitet. Ziel war es, das Unternehmen dabei zu unterstützen, ein Digitalisierungskonzept zu erstellen, das Grundlage für die Auswahl einer ERP-Lösung und der erforderlichen IT-Infrastruktur ist und anschließend auch für die Beantragung von Fördermitteln genutzt werden kann.

Projektbeschreibung

Im ersten Workshop – der wie die drei folgenden pandemiebedingt online stattfinden musste – standen zunächst die grundlegenden Rahmenbedingungen im Mittelpunkt. Als Fahrplan zu deren Erfassung diente das SCOR-Modell, eine Methode zur Analyse von Problemen und Herausforderungen, die häufig zur Beschreibung von Geschäftsprozessen genutzt wird. Die vom Unternehmen bereits skizzierten Ziele und Anforderungen wurden mit Hilfe gezielter Fragen vertiefend betrachtet, auf einem Online-Whiteboard visualisiert und in eine Anforderungsliste übertragen.

Diese Liste war in den weiteren Gesprächsrunden Ausgangspunkt für die detaillierte Erfassung der notwendigen Funktionalitäten und Schnittstellen des einzuführenden ERP-Systems. Dabei wurden die Anforderungen einzeln betrachtet und nach dem  MuSCoW-Kriterien in einer Checkliste nach vier Kategorien priorisiert:

• M – Must have (unbedingt erforderlich)
• S – Should have (sollte umgesetzt werden, wenn alle Must-Anforderungen trotzdem erfüllt werden können)
• C – Could have (kann umgesetzt werden, wenn die Erfüllung von höherwertigen Anforderungen nicht beeinträchtigt wird) und
• W – Won’t have (wird diesmal nicht umgesetzt, ist aber für die Zukunft vorgemerkt)

Obwohl alle gängigen ERP-Systeme die Standardprozesse eines Unternehmens, zum Beispiel die Lagerhaltung unterstützen, ist das Handling einzelner Dokumente oder Daten zum Teil sehr unterschiedlich. Mit der Priorisierung werden die Bereiche identifiziert, die besonders genau unter die Lupe genommen werden müssen. Sind zum Beispiel die Verwaltung von Seriennummern und Stücklisten von großer Bedeutung – wie in diesem Fall – sollten die entsprechenden Funktionalitäten bei den zur Auswahl stehenden Systemen möglichst mit Musterdaten getestet werden. Gleiches gilt unter anderem bei der Abbildung vielfältiger Lieferantenbeziehungen oder komplexer Service- und Wartungsverträge.

Schließlich sind die Möglichkeiten der Erweiterung eines Systems von Anfang an in die Überlegungen einzubeziehen. Typisches Beispiel ist ein Konfigurator. Die Anbindung entsprechender Lösungen an ein ERP-System ist meist möglich, jedoch regelmäßig mit deutlich höherem Aufwand verbunden, wenn diese Option im Nachhinein umgesetzt werden muss.

„Das beschriebene Vorgehen schafft Ordnung in den Berg an Anforderungen, die kleine und mittlere Unternehmen für die Auswahl eines ERP-Systems erfassen müssen.“, weiß Peter Schreiber vom Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Magdeburg aus langjähriger Erfahrung. Stück für Stück entsteht ein Katalog, der die formulierten Ziele und Wünsche strukturiert, mit den erforderlichen Funktionen und Schnittstellen untersetzt und damit eine fundierte Auswahlentscheidung ermöglicht.

Gregor Büche bestätigt das: „Die Workshops haben mir sehr geholfen, Struktur in meine Gedanken zu bringen. Ich habe die Sicherheit gewonnen, dass wir alle Anforderungen bedacht und eine gute Entscheidung getroffen haben. Wir haben uns letztlich für eine cloud-basierte Lösung entschieden und zur Unterstützung der Umsetzung auch erfolgreich Fördermittel beantragt.“

Mehrwert für KMU

• Einsatz erprobter Methoden für einen ERP-Auswahl-Prozess
• Umfassende und strukturierte Analyse aller Geschäftsprozesse
• Erschließung unternehmerischer Wachstumspotentiale
• Optimierung von Serviceleistungen in Kunden-/ Lieferantenbeziehungen
• Etablierung neuer Geschäftsmodelle und Kommunikationskanäle möglich (u.a. Webshop, automatisierte Erinnerungsfunktion für Service-/ Wartungsintervalle, Fernwartung)