Vernetzung von Mitarbeitern, Dienstleistern und Produktionsstandorten

Quelle: (© Jahn GmbH)

Problemstellung

Die Firma Jahn GmbH aus Bad Blankenburg nutzte bislang das System Office 365 und führte im Rahmen des Pandemie-Ausbruchs im März 2020 Teams-Konferenzen ein, um weiterhin den Austausch in Projektbesprechungen mit Bauleitern, Obermonteuren sowie externen Partnern (z.B. Lieferanten, Architekten, Kunden) sicherzustellen. Daten wurden bislang in Cloudsystemen abgelegt, um diese kollaborativ im Rahmen des vernetzten Projektmanagements nutzen zu können. Mitarbeiter ohne Computerzugang (Fertigung, Montage etc.) behalfen sich mit direkter, medialer Kommunikation über alternative Social-Media-Kanäle. Diese Lösung entsprach jedoch zum einen nicht den Datenschutzrichtlinien, zum anderen bot sie keine Transparenz für weitere Projektbeteiligte.

Das Unternehmen suchte vor diesem Hintergrund nach einer unternehmensübergreifenden Lösung zur Sicherstellung der Qualität in der Kommunikation und Leistungserstellung.

Zielsetzung

Im Rahmen einer Bestandsanalyse wurde Anfang Januar 2021 damit begonnen, Akteure und deren Informationsprozesse zu identifizieren. Die
Möglichkeiten und Funktionen der vorhandenen technischen Infrastruktur wurden mit dem Bedarf der relevanten Zielgruppen, ihrer formellen wie auch informellen Austauschprozesse sowie deren analogen Stärken abgeglichen.

Projektbeschreibung

Aus den gewonnenen Erkenntnissen entstand ein Konzept zur digitalen Transformation dieser Strukturen und Prozesse. Mithilfe von Dienstleistern konnte die bestehende Office 365-Arbeitsumgebung entsprechend angepasst und ihre Kanäle anhand der benötigten und bewährten Prozesse und Funktionen optimiert werden. Ergänzend zur Vernetzung der internen Akteure wurde ein Informationssystem für interne und externe Bezugsgruppen integriert, um alle Projektbeteiligten über Status Quo und Neuigkeiten auf dem Laufenden zu halten.

Mehrwert für KMU

• Ausrichtung vorhandener technischer Ressourcen an bewährten Prozessen
• Ausschöpfung der Funktionen und Möglichkeiten der bestehenden technischen Infrastruktur
• Transparente Rückkopplungen und Entscheidungen
• Datenabrufe und fachlicher Austausch mithilfe mobiler, cloudbasierter Anwendungen und Kanäle rund um die Uhr
• Zeitnahe Information und direkte Ansprache organisationsinterner und -externer Bezugsgruppen
• Digitale Informations- und Kommunikationsprozesse erfolgen zweiseitig, vernetzt und datenschutzkonform
• Einbindung aller an Leistungserstellung und Qualitätssicherung beteiligten Akteure in Informations- und Entscheidungsprozesse