Regelmäßig digital Aufräumen reduziert den CO2-Fußabdruck und schafft einen nachhaltigen Arbeitsablauf

Interview mit Holger Holland, EU Klimapakt Botschafter und Vorsitzender des Let’s Do It! Germany e.V. (Trägerverein des World Cleanup Day & des Digital Cleanup Day in Deutschland)

In unserer heutigen digitalen Welt sammeln wir täglich Unmengen an Daten an, die schnell unübersichtlich werden können. Um Ordnung zu schaffen und effizienter zu arbeiten, ist ein regelmäßiger Digital Cleanup unerlässlich. In diesem Interview hat unsere Modellfabrik Virtualisierung Holger Holland zu seinen Erfahrungen für einen erfolgreichen Digital Cleanup befragt und um Tipps und Empfehlungen zur praktischen Umsetzung gebeten.

 

Was versteht man unter „Digital Cleanup“?

In der digitalen Welt gibt es, ähnlich wie in der Umwelt, eine große Menge an Müll. Unnötige E-Mails, Dateien, Apps, Duplikate von Fotos und Videos sind allesamt digitaler Müll. Dieser digitale Müll verursacht digitale Umweltverschmutzung und verbraucht enorme Mengen an Energie, selbst wenn wir ihn bereits vergessen haben. Er befindet sich beispielsweise in den Backups auf Servern, die uns Cloud-Dienste zur Verfügung stellen, für deren Betrieb viel Strom verbraucht wird.

Jedes Jahr produzieren das Internet und seine unterstützenden Systeme weltweit 900 Millionen Tonnen CO2. Tendenz rapide steigend. Das ist mehr als der Jahresausstoß von ganz Deutschland. Einige Studien schätzen, dass das Internet in einem Jahrzehnt 20 Prozent der weltweiten Gesamtenergie verbrauchen wird.

Wenn wir alle unnötigen Dateien, Apps, Fotos und Videos löschen, sparen wir nicht nur eine riesige Menge CO2 ein, sondern verlängern auch die Lebensdauer unserer Geräte, steigern die Performance und Leistung unserer smarten Geräte, verbessern unsere digitalen Gewohnheiten und werden somit effizienter im Umgang mit Daten. Hier setzt die Bewegung Let’s Do It an. Wir rufen am 18. März 2023 zum weltweiten Digital Cleanup Day auf. Alle Menschen sind herzlichst eingeladen mitzumachen.

Unter „Digital Cleanup“ versteht man im Allgemeinen den Prozess der Bereinigung und Organisation von digitalen Dateien, Dokumenten, Bildern, Videos, E-Mails und anderen Daten auf einem Computer, Tablet oder Smartphone. Dies kann beispielsweise das Löschen von unnötigen oder doppelten Dateien, das Sortieren von Dateien in sinnvolle Ordnerstrukturen, das Überprüfen und Löschen von nicht mehr benötigten E-Mails, das Aktualisieren von Passwörtern und die Bereinigung von Browser-Caches und Verlaufseinträgen umfassen.

 

Durch regelmäßiges digitales Aufräumen kann man also viel CO2 sparen. Welche digitalen Elemente sollten wir regelmäßig bereinigen und wie geht man vor beim Digital Cleanup? 

Ein digital Cleanup sollte alle Dateien (inkl. Fotos und Videos), E-Mails, den Browser (Verlauf und Cache), die Passwörter, Apps und Benutzerkonten umfassen. Folgende Vorgehensweise hat sich bewährt:

1. Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme Ihrer digitalen Daten. Das sind alle Dateien auf dem Computer, Tablet und Smartphone, E-Mails, Kontoinformationen, Passwörter und andere digitale Informationen.
2. Entfernen Sie unnötige Dateien, löschen Sie alle veralteten und doppelten Dateien. Damit kann auch Speicherplatz freigegeben werden.
3. Erstellen Sie sinnvolle Ordner und Unterordner, um Dateien und Dokumente zu organisieren. Verwenden Sie sprechende Dateinamen.
4. Überprüfen Sie Ihre E-Mails und löschen Sie alle unnötigen oder veralteten Nachrichten. Nutzen Sie Ordner, um E-Mails zu organisieren und zu archivieren.
5. Aktualisieren Sie Ihre Passwörter regelmäßig, um die Sicherheit Ihrer Daten und Benutzerkonten zu gewährleisten.
6. Bereinigen Sie Ihren Browser, löschen Sie den Verlauf und den Cache, um Ihre Privatsphäre zu schützen und Speicherplatz freizugeben.
7. Überprüfen Sie Ihre Benutzerkonten und löschen Sie alle, die Sie nicht mehr benötigen oder nicht mehr verwenden.
8. Automatisieren Sie Ihre Organisation, nutzen Sie Tools wie Ordnerregeln und Ordneraktionen, um die Organisation Ihrer E-Mails und Dokumente zu automatisieren.

Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie Ihre digitale Umgebung optimieren und Ihre Produktivität erhöhen, da Sie schnell auf benötigte Dateien zugreifen können.

 

Welche Strategien und Tools helfen beim Aufräumen?

Seien Sie wählerisch bei der Installation von Apps. Installieren Sie nur Apps, die Sie wirklich benötigen und deinstallieren Sie alle, die Sie nicht mehr verwenden.

Vermeiden Sie das Speichern unnötiger Dateien. Speichern Sie nur Dateien, die Sie wirklich benötigen und überprüfen Sie regelmäßig Ihren Datenbestand.

Das Wichtigste: Räumen Sie regelmäßig auf. Legen Sie einen Zeitplan für einen regelmäßigen Digital Cleanup fest. Dies kann monatlich oder vierteljährlich sein, je nach Notwendigkeit.

Verwenden Sie einen Passwort-Manager, um Passwörter sicher zu speichern und zu verwalten. Er kann auch helfen, starke Passwörter zu erstellen und zu generieren.

Nutzen Sie Duplikat-Finder-Tools, um doppelte Dateien auf dem Computer zu finden und zu löschen.

 

Welche Vorteile bringen regelmäßige Digitale Cleanups kleinen und mittleren Unternehmen?

Digitale Verschwendung ist teuer für Sie und die Umwelt – jede Minute werden 240 Millionen E-Mails verschickt, von denen 20 % nicht einmal geöffnet werden. Der von Backups und ungenutzten Dateien belegte Platz auf Servern kostet bares Geld – sie werden Ihnen monatlich in Rechnung gestellt.

Indem Sie das Problem des digitalen Fußabdrucks angehen, reduzieren Sie die Umweltbelastung Ihres Unternehmens und schaffen einen nachhaltigen Arbeitsablauf.

Regelmäßige digitale Cleanups tragen dazu bei, dass Geräte schneller und effizienter laufen, die Produktivität erhöht wird, Daten sicherer sind und es leichter fällt, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Ein organisiertes und übersichtliches virtuelles Büro erhöht auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Konkrete Vorteile sind:

1. Optimierung des Speicherplatzes: Löschen Sie digitale Dokumente regelmäßig, entfernen Sie doppelte Dateien und organisieren Sie Ihre Ablage mit sinnvollen Ordnerstrukturen. Damit optimieren Sie den Speicherplatz und Ihre Geräte laufen schneller und effizienter.
2. Verbesserung der Produktivität: Eine organisierte digitale Umgebung erhöht Ihre Produktivität, da Sie schnell auf benötigte Dateien zugreifen können ohne Zeit mit der Suche zu verschwenden.
3. Erhöhung der Sicherheit: Eine regelmäßige digitale Aufräumaktion erhöht auch die Sicherheit Ihrer Geräte, da veraltete oder ungenutzte Dateien entfernt werden, die möglicherweise Sicherheitsrisiken darstellen könnten. Außerdem kann sichergestellt werden, dass Passwörter und Kontoinformationen auf dem neuesten Stand sind und dass Daten ordnungsgemäß gesichert und verschlüsselt sind.
4. Verlust wichtiger Informationen: Ein unordentlicher digitaler Arbeitsplatz kann dazu führen, dass wichtige Informationen verloren gehen oder vergessen werden. Dadurch entstehen Fehler oder Unvollständigkeiten in der Arbeit.
5. Reduzierung von Ablenkungen: Eine überfüllte digitale Umgebung kann zu Ablenkungen führen und Ihre Konzentration beeinträchtigen. Das Entfernen unnötiger Dateien und Dokumente schafft eine klare digitale Umgebung, die es ermöglicht, sich besser auf die Arbeit zu konzentrieren.

Wie können Digital Cleanups in den Unternehmensarbeitsalltag integriert und Mitarbeitende für die Bedeutung der digitalen Verantwortung, Organisation und Sicherheit sensibilisiert werden?

1. Bieten Sie Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen an, um Ihre Mitarbeitenden über die Bedeutung der digitalen Verantwortung, Organisation und Sicherheit zu informieren. Das können Workshops, Schulungen oder Vorträge sein. Binden Sie Expertinnen und Experten auf diesem Gebiet ein.
2. Implementieren Sie Richtlinien und Best Practices für Ihre digitale Organisation und Sicherheit. Dazu können Maßnahmen wie die Verwendung von Passwortmanagern, regelmäßige Datenbereinigungen oder die Verwendung von Verschlüsselungstechnologien gehören.
3. Fördern Sie eine digitale Kultur, die eine saubere und sichere Arbeitsumgebung schafft. Dazu können regelmäßige Besprechungen, ein offener Austausch von Ideen und Feedback-Mechanismen gehören.
4. Bieten Sie technologische Unterstützung. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden Zugang zu den neuesten Technologien und Tools haben, die die digitale Verantwortung, Organisation und Sicherheit unterstützen.
5. Implementieren Sie Belohnungssysteme, um Ihre Mitarbeitenden für ihr Engagement und die Umsetzung Digitaler Cleanups zu belohnen. Das können Anreize wie Bonuszahlungen, Freizeit oder die Anerkennung von Leistungen sein.

Und schließlich

6. Beteiligen Sie sich am Digitale Cleanup Day. Die Organisation und Teilnahme stärkt die Moral und den Zusammenhalt des Teams. Es ist eine teambildende Veranstaltung, ist kostenlos, macht Spaß und hat sowohl einen guten sozialen als auch einen ökologischen Effekt.

Wie unterstützt Ihre Initiative Unternehmen beim digitalen Aufräumen?

Ich denke, der Digital CleanUp Day ist eine wichtige Initiative, um das Bewusstsein für die Bedeutung der digitalen Verantwortung, Organisation und Sicherheit zu schärfen. Es ist eine easy Gelegenheit, uns daran zu erinnern, wie wichtig es ist, regelmäßig eine digitale Aufräumaktion durchzuführen, um den Datenmüll zu reduzieren, damit unseren CO2 Abdruck zu minimieren, Energie zu sparen und die digitale Sicherheit zu erhöhen.

Außerdem unterstützen wir bei der Durchführung von Digitalen CleanUps.

1. Wir stellen kostenloses Informationsmaterial wie Leitfäden zur Verfügung, die dabei helfen, Produktivität zu steigern und Energie zu sparen. Energie sparen heißt CO2 sparen.
2. Es werden Veranstaltungen und Workshops organisiert, bei denen Expertinnen und Experten ihr Wissen und ihre Erfahrungen auf diesem Gebiet teilen.
3. Wir starten Social-Media-Kampagnen, um das Bewusstsein für die Bedeutung der digitalen Verantwortung, Organisation und Sicherheit zu schärfen und die Menschen zu ermutigen, ihre digitale Welt zu bereinigen und zu organisieren.

Wir schließen Kooperationen mit Unternehmen und Organisationen und auch Sie und andere Unternehmen können unterstützen. Indem Sie andere Organisationen zur Teilnahme an digitalen Cleanups einladen, tragen Sie dazu bei, das Bewusstsein für das Thema zu schärfen und in der Gesellschaft eine Diskussion darüber anzustoßen, wie wir das unsichtbare Problem der digitalen Verschmutzung lösen können.

 

Tipps zum Digitalen Aufräumen erhalten Sie auch in unserer Onlineveranstaltungsreihe Digitaler Frühjahrsputz.

Haben Sie Fragen rund um das Management Ihres digitalem Umfelds?
Nemen Sie gern Kontakt mir uns auf:
Isabell Weiß I Modellfabrik Virtualisierung I weiss@kompetenzzentrum-ilmenau.de I 03641 / 205 -295